Toen ik aan deze opdracht begon, had ik nog nooit van het woord ‘huurstandenregister’ gehoord.
Ik kwam daar snel achter, want de opdracht was helder: de woningcorporatie wilde laten zien dat zij ‘in control’ is over haar huurprijswijzigingen en een huurstandenregister bleek daarvoor het aangewezen hulpmiddel.
Gelukkig stond ik er niet alleen voor. Ik trok voor deze uitdaging samen op met Sander van Maurik. Hij is als adviseur van innergo werkzaam bij de woningcorporatie en wist me in no-time met de juiste mensen in contact te brengen.
Voor ik het wist zat ik er middenin: de uitdaging om het register en de bijbehorende controle vorm te geven.
De eerste overleggen waren meteen razend interessant. Sander liet zien hoe je een overleg leidt en de juiste vragen stelt.
Ook inhoudelijk stak ik heel veel op. Al gauw ontdekten we waar we de benodigde gegevens konden vinden voor onze eerste oplevering: een dashboard als vertrekpunt voor de beoogde controle.
Na oplevering van het dashboard mocht ik alleen verder. Gaaf. En spannend! Aan mij de taak om de juiste mensen samen te brengen en ze goed te laten samenwerken.
Met als einddoel: het ontwerpen van een controle die de controllers van de woningcorporatie voortaan iedere maand uitvoeren.
Ik stortte me met veel fanatisme op deze uitdaging. En ik was blij dat Sander op de achtergrond beschikbaar bleef, zodat ik met hem kon sparren en vragen kon stellen. Dit gaf me het vertrouwen om voortvarend aan de slag te gaan.
Ik maakte dan ook snelle voortgang, onder meer bij reviewen en verbeteren van het dashboard.
Vervolgens was het zaak het dashboard te koppelen aan een controle. Met de controllers ging ik op zoek naar de beste manier om huurprijswijzigingen te beoordelen aan de hand van het dashboard.
Mijn taken: het proces voorbereiden en begeleiden. De controle uitschrijven. En een controleblad opstellen, zodat controllers hun bevindingen eenduidig kunnen vastleggen én zodat voor iedereen altijd duidelijk is wie, wat, wanneer en met welk resultaat heeft gecontroleerd.
Tijdens dit proces kreeg ik ook zelf regelmatig feedback. Ik leerde in hoog tempo waardevolle lessen waarvan ik mijn hele carrière zal profiteren.
Bijvoorbeeld: ik ontdekte hoe belangrijk het is helder te schrijven en formuleren. Als je die vaardigheid beheerst, kun je heel snel support verzamelen voor je ideeën.
Waar we bij Bewegin vaak over praten, is de vraag achter de vraag. Ofwel: de eerste vraag die opdrachtgevers stellen is niet altijd de vraag waar ze uiteindelijk antwoord op willen.
Ook in dit geval zat er meer achter de opdracht dan gedacht. Men wilde weten hoe de nieuwe controle verschilde van bestaande controles. Aan mij de taak om alle controles te inventariseren en ze in kaart te brengen.
Een mooie uitdaging, waarbij ik heb geleerd dat er heel veel redenen kunnen zijn om een huurprijs te wijzigen. En daarmee ook veel controlemechanismen die een woningcorporatie moet bijhouden om ‘in control’ te blijven.
Surprise: ook dit vervolg creëerde weer nieuwe vragen. Bij het definiëren van verschillende soorten huur bleek namelijk dat van één type huur niet duidelijk was hoe deze werd bepaald.
En dus mocht ik dit proces in kaart brengen.
Dit was mijn eerste ervaring met procesbeschrijving, waarbij ik wederom samenwerkte met Sander. Dit leverde een goed resultaat op en een geweldige ervaring, want het ontwikkelen van procesbeschrijvingen bleek waanzinnig interessant!
Uiteindelijk was het dashboard klaar en de controle uitgeschreven. Het hele controlelandschap rondom huurprijzen was beschreven en er lag een nieuwe procesbeschrijving.
Kortom: het was tijd om de opdracht goed af te ronden. Hiervoor heb ik alle informatie samengebracht in één document en dit gedeeld met mijn manager. Ze was er erg blij mee.
Inmiddels zijn we alweer een jaar later. Het leuke is: ‘mijn’ controleproces en dashboard worden elke maand gebruikt en de controlebevindingen worden vastgelegd op ‘mijn’ controleblad.
Natuurlijk, ik heb het zeker niet alleen gedaan. Maar dat gegeven maakt me niet minder trots.
Bovendien: toen ik laatst met een nieuwe controller het hele proces doornam, merkte ik pas hoeveel ik heb geleerd terwijl ik een bijdrage leverde aan het verbeteren van de organisatie.
Dat gaf pas echt een kick.
.
Hey talent! Bij Bewegin zijn we continu op zoek naar ambitieuze talenten. Nieuwsgierige en positief ingestelde starters die steeds verder willen komen. Sta jij te popelen om je loopbaan meteen te beginnen én je volop te blijven ontwikkelen? En heb je ook zin om Stephen Covey regelmatig tegen te komen? Stuur ons dan vandaag nog een bericht. Tot snel!