Wouter droeg bij aan digitalisering: ‘In de praktijk mogen ervaren dat ik mijn vak mooi vind’

Toen Wouter Westerveld namens Bewegin zijn entree maakte bij een woningcorporatie, kwam hij tot zijn verrassing letterlijk in een papieren werkelijkheid terecht. Hij deelt zijn ervaringen.

“Het verbaasde mij meteen al: zo ontzettend veel documenten als er dagelijks op de afdeling uit de printer rolden. Al snel bleek dat bij elke nieuwe verhuring een fysiek dossier werd aangelegd. Hierin kwamen tal van documenten, echt tientallen pagina’s, die meestal ook digitaal beschikbaar waren.”

“Het meest bevreemdende was dat sommige documenten digitaal werden aangemaakt, vervolgens geprint, om daarna weer te worden gescand in het dossier. Van digitaal naar papier en weer terug. Zonde van het papier en niet de meest efficiënte manier van werken.”

‘Digitalisering maakte het werkproces
voor alle betrokkenen aangenamer’

Werkproces digitaliseren

“Ik was dan ook erg enthousiast toen ik betrokken werd bij het project om het werkproces van onze afdeling te digitaliseren. We hebben deze overgang in twee stappen uitgevoerd.”

“Eerste stap: de invoering van digitaal ondertekenen van huurcontracten. Voortaan hoefden de contracten niet meer in tweevoud te worden geprint. Hierdoor werd het proces van aanbieden, tekenen en archiveren voor alle betrokkenen een stuk aangenamer, ook voor huurders.”

“De tweede stap was het hele werkproces van de afdeling digitaal inrichten. Hiervoor heb ik samen met een collega van Bewegin het werkproces zodanig beschreven dat alle medewerkers van de afdeling voortaan geen enkel A4’tje meer hoefden te printen. Hier zijn we vervolgens in sessies met het team over in gesprek gegaan, zodat we eventuele struikelblokken snel in het vizier kregen.”

Sessies en trainingen

“Om de nieuwe werkwijze nader toe te lichten hebben we voor alle medewerkers een werkbeschrijving gemaakt. Daarnaast hebben we sessies en trainingen verzorgd.”

“Eigenlijk had ik best wel wat weerstand verwacht, maar dit viel erg mee. Veel medewerkers zagen de voordelen van digitaal werken, zoals het tegengaan van papierverspilling en de grotere mogelijkheden voor thuiswerken, nu ze hun vertrouwde dossierkasten niet meer nodig hadden.”

‘Sommigen vielen terug in oude gewoontes
en bleven lekker printen’

Oude gewoontes

“Natuurlijk heb ik veel geleerd van dit project. Wat ik de volgende keer bijvoorbeeld anders zou aanpakken is de opvolging. Het nieuwe proces niet alleen toelichten, maar ook de toepassing in de praktijk ondersteunen. Nu merkte ik dat sommige mensen snel terugvielen in oude gewoontes en lekker bleven printen.”

“Ik kijk terug op een mooie opdracht, waarbij ik in de praktijk heb mogen ervaren dat ik mijn vak mooi vind. Processen verbeteren en collega’s ondersteunen bij de implementatie, daar haal ik veel voldoening uit. Dat is voor mij misschien wel de mooiste uitkomst van dit project.”