Janneke de Wagt (Woonzorg): ‘Werken met scrum is werken aan balans’

Scrum is een populaire methode om een team of organisatie snel stappen vooruit te laten zetten. In ons vorige artikel vertelden Manon ’t Mannetje en Karlijn Ratelband over hun ervaringen met scrum. Voor dit artikel gingen ze over scrum in gesprek met een van onze opdrachtgevers: Janneke de Wagt van woningcorporatie Woonzorg.

Janneke is programmamanager van Woonzorg ’21. Dit programma ontstond toen Woonzorg zich oriënteerde op een nieuw ERP-pakket – en zich realiseerde dat een nieuw pakket aanschaffen helemaal niet de oplossing was.

Een intensieve oriëntatie op de toekomst van Woonzorg leidde uiteindelijk tot een programma waarin diverse scrumteams samen werken aan het digitaliseren en automatiseren van dienstverlening en werkstromen.

Einddoel: zorgen dat alle medewerkers eenvoudig waarde kunnen creëren voor de huurders van Woonzorg.

De rol van scrum op weg naar die mooie ambitie, daarover ging het gesprek van Manon en Karlijn met Janneke.

Hoi Janneke, wat zie jij als het grote pluspunt van werken met scrum?

‘Het belangrijkste is dat je heel snel resultaat ziet. Ik ben daarom heel blij dat we werken in sprints van twee weken, dat zou ik ook iedereen aanraden.’

‘Het werkt zo motiverend om elke twee weken iets af te krijgen.’

‘En ook de directe feedback die je krijgt op je werk maakt scrum erg de moeite waard, je bent continu aan het leren en verbeteren. De review is voor ons het mooiste element van scrum.’

‘Dankzij de directe feedback

ben je met scrum continu

aan het leren en verbeteren’

‘En dat iedereen dan toch even zenuwachtig is, van ‘hé we moeten nu laten zien wat we de afgelopen twee weken gerealiseerd hebben’ en dat dan meteen presenteren aan 40 mensen. Het is daarmee heel resultaatgericht.’

Wat hoop je dat scrum jullie als organisatie brengt?

‘Het doel is om een Woonzorg manier van werken te realiseren, waarbij we in onze werkwijze flexibel en wendbaar zijn; ons aan kunnen passen aan de snel veranderende wereld om ons heen. Door klein te beginnen met deze methodiek en te leren wat voor ons werkt en wat niet.’

‘Vervolgens verspreid het zich als een olievlek over de organisatie, niet als doel op zich maar als middel om onze ambities te realiseren. Dit is heel breed, denk bijvoorbeeld aan ontwikkelen van digitale dienstverlening, maar juist ook tijd vrijmaken bij medewerkers voor het persoonlijk contact met onze huurders door administratieve taken te digitaliseren.’

Wat is voor jou de grote uitdaging voor organisaties die werken met scrum?

‘Dat is het vinden en vasthouden van de juiste balans. Bijvoorbeeld in de snelheid waarmee je werkt. Hoe kun je vaart maken én de rest van de organisatie goed meenemen?’

‘Elke fase vraagt daarin om een nieuw evenwicht. In het begin ben je echt nog een voorhoede, maar hoe meer vooruitgang je boekt, hoe meer mensen aanhaken.’

‘Veranderen is één van de moeilijkste dingen om te doen en gaat niet vanzelf. Uiteindelijk heb je iedereen nodig. Je moet de hele organisatie meenemen, in je activiteiten én in wat deze opleveren. Daarom speelt communicatie ook een belangrijke rol.’

Wat bedoel je daarmee?

‘Het heeft me verrast hoe snel mensen aanhaken, maar de olievlek vergroot zich niet vanzelf. Je moet het verhaal elke keer opnieuw vertellen. Mensen meenemen in wat je doet.’

‘Ik heb dat in het begin wel onderschat. Je denkt al gauw dat enthousiasme aanstekelijk werkt.’ ‘Als je met een klein clubje start en je begint goed op stoom te komen, dan is het gevaar dat je een soort elitegroepje wordt waar de zon altijd schijnt.’

‘Dus juist dan moet je ook de rest goed meenemen. Zodat ze snappen waar je mee bezig bent.’

‘Ook rondom de communicatie is het dus zoeken naar de balans: wanneer moet je iemand echt meenemen en wanneer is het voor diegene of dat team nog niet van toepassing?’

Wat zijn jouw tips voor organisaties die ook met scrum willen werken?

‘Laat je goed begeleiden door ervaren mensen! Het wiel zelf uitvinden is erg lastig. Zet het daarom vanaf het begin strak neer, dan kan je het daarna zelf oppakken.’

‘Scrum kan overweldigen,

maar doe geen concessies,

juist in het ritme van de

sessies zit de kracht’

‘Ga er ook helemaal voor. Het kan in het begin best overweldigend zijn, maar doe zeker geen concessies, want juist in het ritme van al die sessies zit de kracht.’

‘Oh, en probeer op zoek te gaan naar jullie eigen taal. De methode kent veel Engelse termen en voor je het weet staat het te ver van jullie af – en dan haken mensen af.’

‘En dus de communicatie! Blijf het verhaal vertellen. Blijf uitleggen waarom jullie scrum inzetten – waarom deze methode en met welk doel.’

Kijk, dat zijn concrete tips. Tot slot, wanneer is Woonzorg ’21 voor jou een succes?

‘Als we meer waarde kunnen toevoegen voor onze huurders én als de Woonzorg medewerkers ervaren dat het werkplezier toeneemt en het resultaat verbetert.’

‘Je merkt nu al dat het iets doet met de autonomie die mensen ervaren. Als programmateam bemoeien wij ons bijvoorbeeld nauwelijks met wat er in de scrumteams gebeurt. En als je dan ziet hoeveel goede ideeën er worden geopperd, wat er allemaal gebeurt, dat is geweldig.’

‘Ik geloof dat mensen helemaal niemand nodig hebben die ze vertelt wat ze moeten doen. Als je maar een omgeving creëert die hun autonomie faciliteert.’

‘Dat is mijn persoonlijke motivatie bij dit programma. Met elkaar en de juiste energie het elke dag een stukje beter doen!’